Rekisteri- ja tietosuojaseloste

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tarkistettu 5.5.2023

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Innocas Oy
Y-tunnus: 3149990-8
info@innocas.fi

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteydenotot ensisijaisesti sähköpostitse info@innocas.fi

3. Rekisterin nimi

Innocas Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisteriin liittyvä sivusto

www.innocas.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin ylläpitämisen peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

o Asiakassuhteen hoitaminen
o Palveluista ja tuotteista kertominen
o Palvelujen ja tuotteiden myynti

Asiakasrekisteriä ylläpidetään seuraavilla perusteilla: Asiakassuhde, esimerkiksi tuotteen tai palvelun oston tai tilauksen yhteydessä saadut yhteystiedot. Tilausvahvistuksen ja digitaalisten tuotteiden automaattisten sähköpostiviestien vastaanottaminen edellyttää oikean sähköpostiosoitteen ilmoittamista tilauksen yhteydessä. Muu suostumus, esim. Innocas-verkkosivuston yhteydenottolomakkeella kerätyt yhteystiedot, uutiskirjeen tai ilmaistuotteen tilauksen yhteydessä saadut yhteystiedot.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää laskutus- ja verkkokauppa-asiakkaiden osalta:

o Sähköpostiosoite

o Asiakassuhteen ylläpitoa koskevat tilaus-, laskutus- ja maksutiedot

Innocas-verkkokaupassa asioivien maksutiedot tai luottokorttitiedot eivät tallennu yrityksen järjestelmiin, vaan ne jäävät maksujen välityksestä vastaavan yrityksen tietoihin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterissä olevat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään:

o asiakassuhteen syntyessä
o puhelimitse, sähköpostitse tai viestillä
o verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta
o verkkosivustolta ladattavan ilmaistuotteen tai uutiskirjeen tilauksen kautta
o asiakkaan ilmoittaessa yhteystietonsa muutoin

8. Tietojen vastaanottajat

Asiakasrekisterin tietoja käsittelee pääsääntöisesti vain Innocas -verkkopalvelun yrittäjä. Rajatusti rekisterin tietoja käsittelevät yritykset, joilta Innocas Oy hankkii asiakaspalvelussa ja markkinoinnissa tarvittavia palveluja. Kaikki nämä yritykset ovat omalta osaltaan sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Yrityksiä ovat:

o Visma (verkkokaupan maksujen välittäjä)

o Klarna (verkkokaupan maksujen välittäjä)
o Yritykset, joilta ostamme mainonnan, markkinoinnin ja tuotannon palveluja

Rekisterin tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle mihinkään markkinointi-, myynti-, mielipide- tai tutkimustarkoituksiin. Kaikkia asiakastietoja käsitellään äärimmäisen luottamuksellisesti. Suomen lakien mukaisesti tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille pyydettäessä.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jotta voimme toteuttaa hyvää asiakaspalvelua ja parantaa sitä, käytämme seuraavia ohjelmia, jotka käsittelevät henkilötietoja ja sijaitsevat EU:n ulkopuolella. Kaikki näiden ohjelmien taustalla toimivat yritykset ovat sitoutuneet EU:n Privacy Shield -standardiin.

Google Analytics -ohjelma, jonka avulla analysoidaan Innocas -verkkosivuston kuukausittaisia kävijätietoja. Ohjelma ei kuitenkaan kerää yksilöityjä tietoja sivuston käyttäjistä.

10. Evästeet

Evästeet auttavat kohdistamaan palveluja sivustolla vierailevien tarpeita vastaaviksi ja ne esimerkiksi nopeuttavat sivuston latautumista. Sallimalla evästeet sivuston käyttö on sujuvampaa. Jos et hyväksy evästeiden keräämistä, sinun tulee lopettaa sivuston käyttö välittömästi.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteri on suojattu ja sijoitettu niin, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Ne yritykset, joilta hankimme palveluja, vastaavat rekisterin suojauksesta asianmukaisesti omassa yrityksessään.

12. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Tietoja säilytetään maksimissaan 12 kuukautta sen jälkeen, kun asiakas on avannut viimeisen yrityksen lähettämän sähköpostin tai uutiskirjeen. Kirjanpitoon tarvittavia aineistoja, kuten laskutustietoja, säilytämme kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen info@innocas.fi

o Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
o Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
o Vastustamisoikeus: Voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti.
o Suoramarkkinointikielto: Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin.
o Poisto-oikeus: Sinulla on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisterinpitäjällä on esimerkiksi velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.
o Suostumuksen peruuttaminen: Jos henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen eikä asiakkuuteen, voit peruuttaa suostumuksen tietojen käsittelyyn.
o Valitusoikeus tietosuojavaltuutetulle: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi